Privacybeleid

Privacyverklaring

Algemeen

Dit document betreft de privacyverklaring van de Maat organisatie met betrekking tot de digitale verwerking van persoonsgegevens van personeel, inkooprelaties & verkooprelaties en overige relaties van de organisatie. In het document wordt aangegeven welke persoonsgegevens er met welk doel en op welke wijze door Maat worden verwerkt.

Maat organisatie

De Maat organisatie bestaat uit verschillende entiteiten, die gebruik maken van gedeelde resources zoals de administratie en een gedeelde IT infrastructuur en informatiesystemen. Deze privacyverklaring is dan ook van toepassing op de volgende Maat entiteiten:

  • Transportbedrijf A. Maat b.v.                    kvk. 23038331
  • Heftruckverhuur A. Maat b.v.                   kvk. 23044896
  • Maat Logistiek b.v.                                      kvk. 24330156
  • Maat Techniek b.v.                                      kvk. 23092427
  • Beheermaatschappij A. Maat b.v.            kvk. 23018855
  • Maat-Besemer Transport b.v.                   kvk. 29017939
  • Maat Onroerend Goed b.v.                        kvk. 55428304

Het hoofdkantoor van Maat is gevestigd aan de Edisonweg 43 te Alblasserdam. Er kan telefonisch contact opgenomen worden via nummer 078-6912800 of via email info@maat4pl.nl.

Privacy verantwoordelijke

Maat is gezien de omvang van de organisatie en aard van de verwerking van persoonsgegevens niet wettelijk verplicht om een Data Protection Officer aan te wijzen. Het eerste aanspreekpunt binnen Maat voor vragen omtrent het privacy beleid en de digitale verwerking van persoonsgegevens is de IT manager.

Functie:             IT Manager , Tel:  078-6912800

Door Maat verzamelde en verwerkte data

Maat verzameld voor verschillende doeleinden persoonsgegevens, die vastgelegd worden in verschillende geautomatiseerde informatiesystemen. De exacte verwerking van gegevens wordt beschreven in het verwerkingsregister. In deze privacyverklaring wordt op hoofdlijnen aangegeven welke gegevens wel en niet verwerkt worden.

Van sollicitanten worden de persoonsgegevens die verstrekt worden bij de sollicitatie vastgelegd in het HRM systeem. Wanneer een sollicitant wordt afgewezen, zullen de gegevens van de sollicitant op redelijke termijn verwijderd worden.

Van medewerkers worden alle benodigde persoonsgegevens voor het voeren van de persoonsadministratie en salarisbetaling vastgelegd in het HRM systeem. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, dan worden de gegevens van deze werknemer zover mogelijk op redelijke termijn verwijderd uit het systeem.

Als familiebedrijf vind Maat de relatie met oud werknemers en gepensioneerden belangrijk. Om de relatie met deze oud werknemers en gepensioneerden in stand te houden worden er contactgegevens bewaard. Deze gegevens worden gebruikt om nieuwsbrieven en uitnodiging voor activiteiten te versturen aan deze personen.

Van inkoop-, verkoop- en overige relaties worden van contactpersonen naam en contactgegevens zoals e-mail en telefoonnummers vastgelegd in het CRM systeem. T.b.v. het uitvoeren van de door onze opdrachtgevers verstrekte opdrachten, worden per opdracht contactgegevens van contactpersonen op werk-, laad- & loslocaties vastgelegd. Via de boordcomputer worden deze gegevens t.b.v. het uitvoeren van de opdracht gedeeld met onze chauffeurs en eventueel met Charters.

Bij Maat worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt zoals daar zijn godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijk verleden.

Bewaartermijnen

Voor het bewaren van persoonsgegevens zijn bepaalde bewaartermijnen, die als redelijk beschouwd worden. Daarnaast bestaan er bepaalde wettelijke verplichtingen waaraan voldaan moet worden. Deze verplichtingen liggen vast in de Archiefwet.

Tenzij de Archiefwet of een andere wet van toepassing is, geldt voor persoonsgegevens in een archief geen bewaartermijn. Maat houdt zich aan de geldende wettelijke bepalingen en redelijke bewaartermijnen.

Delen en/of verhandelen van persoonsgegevens

De door Maat verwerkte persoonsgegevens van personeel en relaties zullen nooit met een commercieel doel verhandeld en/of gedeeld worden door Maat met externe partijen. Het komt voor dat data verwerkt wordt door externe partijen daar waar de IT infrastructuur en informatiesystemen als dienst worden afgenomen van externe leveranciers. Maat heeft met deze leveranciers een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Bescherming van data

De bescherming van de verwerkte data is belangrijk en Maat werkt dan ook continue aan passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van de data te waarborgen.

De toegang tot informatiesystemen is met gebruikersnaam en wachtwoord beperkt en binnen de systemen is er functionele autorisatie van kracht. Dit houdt in dat gebruikers alleen bij gegevens kunnen, die voor de uitvoering van hun taak benodigd is.

Qua IT infrastructuur werkt Maat samen met Proxsys uit Gorinchem. Deze partij voert het technische beheer over de gehele IT infrastructuur van Maat. Proxsys is ISO27001 & ISO9001 gecertificeerd.

Recht op inzage, aanpassingen en verwijderen en vragen

Uw heeft het recht op inzage in de gegevens die wij vastleggen in onze systemen. Zoals benoemd ligt in het verwerkingsregister vast welke gegevens in welke informatiesystemen opgeslagen worden.

Ook wij houden graag uw gegevens up-to-date en wanneer u vermoed dat bepaalde gegevens onjuist zijn dan kunt u altijd een verzoek doen om de gegevens aan te laten passen.

U heeft het recht om een verzoek in te dienen om uw gegevens uit onze systemen te laten verwijderen. Maat zal dit verzoek altijd inwilligen zolang het niet in strijd is met de wettelijke bepalingen omtrent het bewaren van gegevens, zoals benoemd in de archiefwet en/of andere wettelijke bepalingen.

Ook wanneer u andere vragen heeft omtrent de digitale verwerking van persoonsgegevens door Maat, dan kunt u altijd contact opnemen.